僕が実践している、MacとiPhone、そしてスキャナを利用した名刺管理術をご紹介しましょう。
乱雑に積み上げられた名刺もこれですっきりします。

スキャナは、PFU製の書類専用スキャナである「ScanSnap」を使います。これは、名刺の読み取りにもバッチリ対応しています。

このスキャナは、かなり以前に調達したもの。前は、これを利用した名刺管理に挑戦したのですが、三日坊主でやめてしまったのです。原因は、律儀に...、
・スキャン→OCRで読み取り→アドレス帳に移行
みたいな作業をやっていたため。この手順は、添付のユーティリティーソフトで一連の流れで出来るので、それなりには省力化されているのですが、でもやっぱり、そこそこ手間がかかるのです。それが面倒で三日坊主になってしまいました。それに、Windowsにしか対応してないので、普段Windowsを起動しない僕としては、ますます疎遠になってしまいます。
そんなわけで、ホコリをかぶっていたScanSnapですが、今年の初めにMac版のドライバが出ていることを知り、さっそく復活させることにしました。そこで、またまた名刺管理に挑戦したわけです。
今回は、なるべく続けられるようにと、とにかく手間がかからない方法を考えました。そして、図書館や役所の名簿のような、パーフェクトな管理を追求しないということも。というのは、「後から容易に検索できるように」「図書館方式に整理しよう」「あいうえお順に並べる」などのルールを作ってしまうと、その手間をいやがって、どうせ三日坊主になることはわかっていたからです。そこで、考えたのは、
「スキャンしてサーバーに放り込むだけ」
これだけです。後は何もしません。とにかくスキャンしてネット上のサーバー(クラウド)に置いておくだけです。それも、こまめにするのも面倒なので、パソコンのモニタの前に積み上がった名刺が1センチくらいになったら、「ぼちぼちやるか」てな感じでスキャンします。
スキャンしたファイルは、ワンファイルにまとまりますが、名刺1枚につき、1ページにレイアウトされているので、後からビュワーでスクロールしながら簡単に見ることができます。で、PDFには自動で、ファイル名に日付が「20091210161553.pdf」みたいに入ります。これは、2009年12月10日16時15分53秒にスキャンしたファイル、という意味です。

で、ネット上に置いておくので便利なサービスがあります。「Dropbox」です。無料で2GBの容量を提供している太っ腹サービスでここに、「名刺」というフォルダを作って、ここにPDFをガンガン放り込みます。
これだけです。
で、後から名刺を閲覧する必要になったらどうするのか。まず日付を手がかりにファイルを探します。「あの会社の人にはいつ頃会ったなあ」という、おおよその時期は覚えているものです。わからなければ、予定表やメールを検索して時期を調べます。その付近の日時のPDFを開いて、ガーッとブラウズします。たいてい目的の名刺が見つかるものです。
この方法だと、アドレス帳にテキストとして入れる→年賀状やメールのお知らせ利用、といったことはできませんが、無計画無秩序で後から探すのに苦労する従来の無管理状態と比較すると、かなりの前進です。
●iPhoneでも名刺をブラウズ可能
それと、もっと嬉しいのは、iPhoneでのこのPDFが読める点です。「Dropbox」には、専用の無料iPhoneアプリケーションが存在します。これを使って、サーバー内の自分の領域にアクセスして、目的のPDFファイルをタップすると、ちゃんとビュワーが起動して、名刺を閲覧することができます。PDFがあまりに大容量だと、3G回線接続では多少時間がかかりますが、そのあたりのバランスは、1ファイルをなるべく小さくするなどの工夫で折り合いをつけてます。
いうばれば「テキスト検索はできないけど、ブラウズは可能な住所録(名刺ケース)を常に持ち歩いている」ような感覚です。
それとDropboxアプリが優れているのは、PDFだけでなく、Word、Excel、Powerpoint、Numbers、Pages、Keynote、写真、動画などのファイルを閲覧することも可能な点です。とにかく何でもかんでも放り込んでおけば、iPhoneでどこでも閲覧することができるというわけです。音楽などは、iPhoneの容量に入りきらないものは、ここに置いておけば、いつでも聴くことができます。
つまり、合い言葉は、ひとつ。何でもDropboxに放り込め!です。月額9ドル99セント支払えば容量を50GBにまで拡大することも可能です。
ただ、ひとつだけ心に留めておいてください。会社の機密ファイルや個人情報など外に漏れたららヤバそうなものは放り込まない方がいいですね。Dropboxのサービスがセキュリティー的に弱いというわけではありませんが、100%盲目的に信用するのは危険ですからね。企業ユーザーは使わないほうがいいかもしれません。まあ、名刺も他人の個人情報なので、微妙なところではありますが、名刺ってのは、配布することを前提にしたものなので、あまり神経質になても、どーかと思ってます。
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